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完全に1人で完結する仕事も無くはないですが、多くの仕事は何かしら他の人と協力しながら進める事になります。

1人で完結する場合であってもお客さんの存在はあるはずなので、期間の猶予が無限にあるという仕事はおそらくほとんど無いはずです。

それよりはどちらかというと、時間が足りなくて困っているという人の方が多いですよね。

 

 

1日24時間というのは、どう頑張っても覆せないので、いかに使える時間を効率的に活用して仕事を前に進めていくか工夫は必要かと思います。

今回は、仕事を確実に前に進めて、成果を出すためのスケジュールの立て方について僕のやってる方法をお伝えしようと思います。

 

 

タスクの洗い出しをする

まず何か新しい仕事に取り掛かる時に、最初に行うことが、思い付く限りのタスクを洗い出すという事です。

やってる中で見えてくることも当然あるので、洗い出したタスクに増減が発生する事はあるのですが、動き出す前にいかに全体像を捉えておくかはとても重要です。

 

 

けっこう多くの人は、方向性も見えないうちから手を動かしてしまって、やらなくても良い事に時間を使ってしまっています。

もちろんケースバイケースで、とりあえず手を付けられるものから進める時もあるのですが、ほとんどの場合は段取りを組んでからやった方がスムーズに進む事が多いので、まずはタスクの洗い出しをしましょう。

 

 

タスクに優先度を付けていく

次にやるべき事は、洗い出したタスクに対して優先度をつけることです。

全ての仕事が同じような重要度ではないはずで、先にやるべきものと後でも良いものを明確に分けていきます。

その時に重要なポイントが2つあります。

 

 

1つは、影響度によって優先度を付けるという事です。

同じように見えるタスクであっても、最終のアウトプットにとって重要なものと、やった方が良いけど必須ではないようなものがあるはずです。

忙しくしている割に結果に表れてこないという人は、重要なものとそうでないものとを同列に扱ってしまい、重要度の低いものに時間を使ってしまっている事がほとんどです。

 

 

もう1つ重要なポイントは、ボトルネックになりうるタスクを先に片付けておく事です。

このタスクが終わらないと次のタスクが着手出来ないというような、前後関係のあるタスクや、誰かの承認を得ないといけないというような、他者の介在するタスクは先に手を付けておく方が良いでしょう。

いくら他のタスクが進んでいても、そこが足を引っ張って前に進まなくなってしまうためです。

3段階ぐらいで良いので、タスクと優先度はワンセットで管理するようにしましょう。

 

 

基本はデッドラインから逆算でスケジュール

やるべき事がある程度出揃ったら、スケジュールを立てます。

スケジュールを立てる時の鉄則は、バックワードスケジューリングです。

つまり、完了日から逆算でスケジュールを立てていきます。

 

 

普通はスタート地点から考えて、あれをこの日までにやって、次のこれをこの日までにやって、という感じでスケジュールを立てると思います。

これだと、デッドラインを意識していないので、ここまでにこれをやっておかないと予定通りに完了しないな、というような意識が生まれにくくなります。

そうすると、気が付いた時にはどう頑張っても間に合わないという状況になってしまって、スケジュールが遅れるという事になります。

 

 

ではなく、常に意識するのはゴール地点で、そこに合わせてタスク側を調整するイメージです。

つまり、タスクに優先度を付けているので、間に合わない可能性が生まれたタイミングで、優先度の低いものはやらずにおいておきます。

 

 

基本的に仕事というのは、予定に遅れたら0点です。

出来が悪かったとしても、期日までに完了していたら、何点か点数は取れます。

趣味でやってる事ならそこまで意識しなくても良いですが、仕事としてやっているのなら、なんとしても期日に完了するようにしましょう。

 

 

スケジュールは固定せず状況に合わせて柔軟に変更する

最後に大切なのは、状況というのは1秒1秒変わっているという事を理解して、スケジュールには柔軟性を持たせるという事です。

1度決めた事を覆す事に抵抗を感じる人もいるのですが、予定はどんどん変えてかまいません。

そのためにも、あらかじめ不測の事が起こっても対応ができるバッファーを持つまでおく事です。

 

 

要するにスケジュールは詰め込み過ぎないということです。

スケジュールがカツカツ過ぎると、仕事の予定外の事に対応出来ないというのもありますが、何か目の前にチャンスが訪れた時に、飛びつく事が出来なくなるというのを避けるためでもあります。

人生を変えるようなチャンスは、だいたい忙しい時にやってきます。

そのチャンスに対してアクションが取れるようにしておかないと、チャンスは待ってくれませんので。

 

 

まとめ

今日はスケジュールの立て方について書きました。

そんなに特別な事はやっていません。

むしろ、みんなが知っているような事しかやっていないという方が正確かもしれませんね。

 

 

ですが、知ってる事とやってる事には大きな差があって、やってる人は結果を出す事が出来て、知ってるという人はいつまでも結果が出ずに悩みます。

だれでも出来ることだからこそ、意識してやってみてください。

 

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