タスクは小さく切って隙間にこなす

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『おれは仕事が暇で、ひまで、ヒマすぎる!』

という方はあまりいないと思いますが、忙し過ぎて目が回るほどだという人はとても多いんじゃないかと思います。

 

忙しい時は目の前の仕事をこなすことだけで精一杯になってしまって、なかなか全体を見て効率的に進める方法を考える余裕も無いですよね。

ですが、本当は忙しい時ほど仕事の進め方を見直さないといけなく、また、どう仕事を進めれば効率的なのかを考えるチャンスでもあります。

 

 

今回は仕事が忙しい状態が続いていて、どうしようも無いという方にオススメしたい仕事の進め方についてお話したいと思います。

 

まずは手持ちのタスクを把握する

何事もスタートは現状把握から始まります。

 

まずは今やらないといけないと認識しているものにはどんなものがあるかを書き出します。

頭の中で把握していると思っても、実際に紙に書き出して見える化するのは大切なことです。

紙に書いてみることで、抜け漏れを防ぐことができますし、タスク間の関連とかにも気付くことができるので、効率的に仕事を進めることが出来るようになります。

 

 

本当に忙しい時は、こんなことをしている間に少しでも仕事を進めたいと思う気持ちも、とても分かるのですが、自分のやるべきことの全体を把握しないと逆に時間がかかってしまうケースが多いです。

ですので、焦る気持ちを抑えてタスクの洗い出しをする時間をとりましょう。

 

 

洗い出したタスクの優先順位をつける

次は洗い出したタスクを眺めてみて、選別する作業をします。

たくさんあるタスク全てを今すぐやらないといけないわけではないはずなので、優先順位を付けていきます。

 

このときに、まずはそもそもやらなくても良いタスクが紛れ込んでいないかを確認しましょう。

判断はけっこう難しいかもしれませんがやらないといけないと思っているけど本当はやらなくてもよいものがあるはずです。

 

やらなくても良いものを思い切って捨ててしまうことはとても重要なことです。

やらないといけないと思い込んでいるけど本当はやらなくても良いことが、改めて見直してみるとたくさん含まれていると思うので、それを思い切ってやらないと決めることです。

 

最初は『本当にやらなくても良いのかな?』と不安になったりもしますが、多くの場合は自分が勝手にやらないといけないと思い込んでいるだけなので、勇気を持って捨ててみましょう。

 

 

各タスクを細かく分ける

ここまでで大枠としてどんなタスクをこなさないかが把握できていて、どれを先にやらないといけないのかが分かった状態です。

次にやりたいのは、やらなくても良いと判断したもの以外のタスクを細かく分けていくことです。

 

例えば、『忘年会の幹事をする』というタスクがあったとします。

 

そのときに、このタスクをさらに細かく分けていくわけです。

  • 候補日をアンケートする
  • 店を探す
  • 店を予約する
  • 出欠をとる
  • 案内メールを出す

などのような感じです。

 

忘年会の幹事をするという大きな粒度でタスクを認識していると、けっこうまとまった時間がないと取り掛かれませんが、上記のように粒度を小さくしていると隙間時間にこなしていけますよね。

 

 

トータルで楽な方法を目指す

忙しいと目の前の仕事に意識が向いてしまうため、その場その場をなんとか乗り切ることに重点を置きがちになります。

 

その場はそれが一番楽かもしれませんが、それをやるといつまでも自転車操業が続く恐れがあります。

それを避けるためには、やはり全体最適化の考え方が大切で、トータルで見て1番楽な方法を探りましょう。

 

まとめ

今回ご紹介した方法は仕事を効率良くこなすための一つの方法です。

どんな方法にも共通して言えることがあります。

 

それは、忙しくなったときにだけやろうとしても上手くできないということです。

普段からしっかりと意識して、体で覚えていないと、いざというときに思ったように動けないはずです。

 

何事も積み重ねが大切なので、普段から今回のようなことを意識しておくようにしましょう。

 

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Profileプロフィール

金沢夏樹

個人ビジネスコンサルタント
1983年8月22日生まれ 兵庫県神戸市出身(神戸市在住)
趣味:野球、マラソン、料理

オウンドメディアとソーシャルメディアを活用した個人ビジネス向けのWebマーケティングの専門家として活動している。

Webでの情報発信力を高めることを目的としたセミナーを毎月開催。
また、前向きに活動している仲間の集まる場ができればいう想いから朝活勉強会を毎週開催しており、個人事業主、経営者から起業志望者まで幅広い人が延べ100名以上参加している。

Web上の活動だけではなく、リアルな活動を重視し、Webとリアルの融合を軸にした提案が特徴。

【人生を懸けたミッション】
自分の好きな事に本気で取り組み、
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自分に関わる全ての人に最高に面白い人生を生きて欲しい!