タスクは小さく切って隙間にこなす

Pocket

『おれは仕事が暇で、ひまで、ヒマすぎる!』

 

 

そんな人は読む必要はありませんが、何かチャレンジしたいことがあるけれど忙しくて時間が取れない状況になっているのであれば、3分で良いので時間をとってこの記事を読んでみてください。

 

 

忙しい時は目の前の仕事をこなすことだけで精一杯になってしまって、なかなか全体を見て効率的に進める方法を考える余裕も無いですよね。

 

 

ですが、本当は忙しい時ほど仕事の進め方を見直さないといけなく、また、どう仕事を進めれば効率的なのかを考えるチャンスでもあります。

そう口で言うのは簡単ですが、実際にはそう簡単にはできないですよね(笑)

 

 

そこで、今回は忙しい状態が続いていて、どうしようも無いという方にオススメしたい仕事の進め方についてお話したいと思います。

 

 

まずは手持ちのタスクを把握する

何事もスタートは現状把握から始まります。

 

 

まずは今やらないといけないと認識しているものにはどんなものがあるかを書き出します。

 

 

 

頭の中で把握していると思っても、実際に紙に書き出して見える化するのは大切なことです。

紙に書いてみることで、抜け漏れを防ぐことができますし、タスク間の関連とかにも気付くことができるので、効率的に仕事を進めることが出来るようになります。

 

 

本当に忙しい時は、こんなことをしている間に少しでも仕事を進めたいと思う気持ちもとても分かるのですが、自分のやるべきことの全体を把握しないと逆に時間がかかってしまいます。

焦る気持ちを抑えて少しだけでもタスクの洗い出しをする時間をとりましょう。

 

 

洗い出したタスクの優先順位をつける

次は洗い出したタスクを眺めてみて、選別する作業をします。

たくさんあるタスク全てを今すぐやらないといけないわけではないはずなので、まずは優先順位を付けていきます。

 

 

最初にやるべきことは、そもそもやらなくても良いタスクが紛れ込んでいないかを確認することです。

漠然とやらないといけないと思い込んでいるものでも、よくよく考えると別にやらなくても問題ないものもおそらくいくつかあります。

 

 

 

やらなくても良いものを思い切って捨ててしまうことでまずは数を減らしましょう。

 

 

 

最初は『本当にやらなくても良いのかな?』と不安になったりもしますが、多くの場合は自分が勝手にやらないといけないと思い込んでいるだけです。

実際にはやらなくても何の問題も起こらないケースがほとんどで自分で勝手にやらないといけないと思い込んでいるだけだということは往々にしてあります。

 

 

ですので、最初にやらなくても良いものを思い切って捨てていくことが重要です。

 

 

各タスクを細かく分ける

ここまでで大枠としてどんなタスクをこなさないかが把握できていて、どれを先にやらないといけないのかが分かった状態です。

次にやりたいのは、やらなくても良いと判断したもの以外のタスクを細かく分けていくことです。

 

 

例えば、『忘年会の幹事をする』というタスクがあったとします。

そのときに、このタスクをさらに細かく分けていくわけです。

  • 候補日をアンケートする
  • 店を探す
  • 店を予約する
  • 出欠をとる
  • 案内メールを出す

 

 

忘年会の幹事をするという大きな粒度でタスクを認識していると、けっこうまとまった時間がないと取り掛かれません。

ですが、このように粒度を小さくしていくとスキマ時間にこなしていけるものが見えてきます。

 

 

まとまった時間が必要なことはある程度まとまった時間が取れるタイミングに、スキマ時間で出来ることは逆にその時間にはやらないことです。

 

 

その判断をするためにも、分けられるものは分けておきましょう。

 

 

後あと楽になる方法を優先する

忙しいと目の前の仕事に意識が向いてしまうため、その場その場をなんとか乗り切ることに重点を置きがちになります。

 

 

その場はそれが一番楽かもしれませんが、それをやるといつまでも自転車操業が続いて、どこまでいっても楽にならずに忙しい状態が続きます。

少し工夫をすれば次にそれを行うときには楽が出来る方法があるのであれば、今回は多少手間が増えたとしても次回楽に出来るようにしておくことも検討しましょう。

 

 

 

もちろん、頻度がとても低いものに対して仕組み化するのも本末転倒なので、少し大きな視点で考えたときにトータルで楽が出来るように動くようにしましょう。

 

 

まとめ

今回ご紹介した方法は仕事を効率良くこなすための一つの方法です。

どんな方法にも共通して言えることがあります。

 

 

それは、忙しくなったときにだけやろうとしても上手くできないということです。

普段からしっかりと意識して、体で覚えていないと、いざというときに思ったように動けないはずです。

 

 

何事も積み重ねが大切なので、普段から今回のようなことを意識しておくようにしましょう。

 

この記事が気に入ったら
いいね!しよう

最新情報をお届けします

Twitter で金沢 夏樹をフォローしよう!

Pocket

今回の記事がお役に立った場合、シェアしていただけると嬉しいです!


金沢夏樹公式メールマガジン



個人ビジネスコンサルタントの金沢夏樹公式メールマガジンのご案内です。

オウンドメディアとソーシャルメディアを活用してあなたのビジネスを加速させる
リアルWeb集客術を公式メルマガにてお届けいたします。

私自身が実践している方法や最新のWebマーケティングの情報を含め、
メルマガのみで公開するクローズドな情報も
公式メルマガを登録していただいた方には無料でお届けいたします。

ご興味ある方はぜひご登録ください。


コメントを残す

メールアドレスが公開されることはありません。

ABOUTこの記事をかいた人

金沢夏樹

個人ビジネスコンサルタント
1983年8月22日生まれ 兵庫県神戸市出身(神戸市在住)
趣味:野球、マラソン、料理

オウンドメディアとソーシャルメディアを活用した個人ビジネス向けのWebマーケティングの専門家として活動している。

Webでの情報発信力を高めることを目的としたセミナーを毎月開催。
また、前向きに活動している仲間の集まる場ができればいう想いから朝活勉強会を毎週開催しており、個人事業主、経営者から起業志望者まで幅広い人が延べ100名以上参加している。

Web上の活動だけではなく、リアルな活動を重視し、Webとリアルの融合を軸にした提案が特徴。

【人生を懸けたミッション】
自分の好きな事に本気で取り組み、
ワクワクして生きる人を増やすこと!
自分に関わる全ての人に最高に面白い人生を生きて欲しい!